Factura electrónica entre empresas: cuándo es obligatoria
Seguro que lo has leído varias veces estos meses: «la factura electrónica ya es obligatoria en 2026». No es verdad. Hoy ninguna empresa española está obligada a emitir facturas electrónicas a otras empresas. Lo que sí ha pasado es que el plazo ya ha empezado a contar: la orden ministerial que lo pone en marcha salió en el BOE el 5 de octubre de 2026.
Así que ya hay fechas firmes, y el reglamento que las acompaña está en vigor. Describe con mucho detalle un sistema que va a cambiar el día a día de cualquier empresa que emita o reciba facturas. Y lo que más trabajo va a dar no es emitirlas. Es tener que avisar, en cuatro días sin contar fines de semana ni festivos nacionales, de cuándo has pagado cada factura que recibes.
De eso se habla poco. Aquí lo contamos con el artículo del BOE al lado.
Las fechas: octubre de 2027 y octubre de 2028
El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo salió en el BOE el 31 de marzo de 2026 y entró en vigor veinte días después, el 20 de abril. Ojo, porque entrar en vigor no es lo mismo que ser exigible.
La obligación real se aplaza y se cuenta desde que entra en vigor una orden ministerial, la que regula la solución pública de facturación electrónica. Durante meses fue solo un proyecto. Ya no: es la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, publicada en el BOE el 5 de octubre y en vigor desde el día siguiente, el 6 de octubre de 2026. Con eso el calendario queda cerrado:
| Quién | Plazo desde la orden | Obligado desde |
|---|---|---|
| Volumen de operaciones superior a 8 millones de euros el año natural anterior | 12 meses | 6 de octubre de 2027 |
| El resto de empresarios y profesionales | 24 meses | 6 de octubre de 2028 |
El volumen de operaciones se calcula según el artículo 121 de la Ley 37/1992 del IVA. No cuenta la facturación contable ni el número de empleados.
Un detalle: el proyecto de orden decía 1 de octubre, y muchas páginas siguen dando esa fecha. La buena es el 6, porque la orden definitiva entra en vigor el día siguiente a publicarse.
No es lo mismo que Verifactu
Son dos normas distintas y se mezclan constantemente. Confundirlas es la forma más rápida de acabar comprando el software que no era.
| Verifactu | Factura electrónica B2B | |
|---|---|---|
| Qué regula | Cómo tiene que comportarse tu software al emitir facturas (registros encadenados, que no se puedan alterar) | En qué formato y por qué canal viaja la factura entre empresas |
| A quién afecta | A quien emite facturas con un sistema informático | A quien factura a otro empresario o profesional establecido en España |
| Norma | Reglamento de sistemas informáticos de facturación | RD 238/2026 y Ley 18/2022 |
Lo normal es que a una pyme le toquen las dos. Si ahora mismo te preocupa Verifactu, lo explicamos aparte en la guía de Verifactu para tiendas online.
Y una advertencia, porque aquí se está liando otra vez. El 5 de octubre Hacienda anunció que quiere retrasar Verifactu a octubre de 2028, para que coincida con esta obligación. Es un anuncio. A 16 de octubre no hay ninguna norma en el BOE que lo cambie, así que las fechas de 2027 siguen siendo las que valen. Lo explicamos en Verifactu: cuándo entra en vigor de verdad.
A quién se aplica y qué queda fuera
El artículo 3 marca el perímetro. Están obligados quienes ya tienen que emitir factura según el Reglamento de facturación (RD 1619/2012), cuando el destinatario sea un empresario o profesional que tenga en España la sede de su actividad económica, un establecimiento permanente o su domicilio o residencia habitual, y la operación vaya dirigida a esa sede o establecimiento.
En la práctica: si facturas a una empresa en España, te afecta. A un particular, no. A una empresa alemana sin establecimiento en España, tampoco.
La gran excepción está en el artículo 4.1. Quedan fuera las operaciones que se documentan con facturas simplificadas (el antiguo ticket), salvo que sean simplificadas cualificadas. Y el artículo 4.2 permite al Ministerio de Economía excluir sectores concretos por orden ministerial, en general de forma temporal.
Cuatro formatos válidos, y el PDF no es ninguno
El artículo 7 exige que la factura sea un mensaje informático estructurado que siga el modelo semántico EN16931 del Comité Europeo de Normalización, en una de estas cuatro sintaxis:
- CII
- UBL, con las adaptaciones necesarias para la facturación entre empresarios
- Mensaje EDIFACT de factura
- Mensaje Facturae
Aquí hay un malentendido que sale caro. Un PDF no es una factura electrónica a efectos de esta norma, por mucho que lleve firma electrónica y lo mandes por correo. Si tu programa de facturación «exporta a PDF» y no hace nada más, no cumple.
Y hay una excepción temporal que va justo en sentido contrario y que pilla a mucha gente por sorpresa. La disposición transitoria segunda obliga a las empresas de más de ocho millones de euros a acompañar sus facturas electrónicas con un PDF legible durante los doce meses siguientes a que la norma les empiece a aplicar, para que sus clientes puedan leerlas. Ese PDF no se envía a la solución pública.
Lo que de verdad cambia tu día a día: los estados de la factura
Este es el trabajo de verdad, y casi nadie lo cuenta en detalle.
El artículo 10 obliga a quien recibe la factura (o sea, a ti cuando compras) a informar al emisor de dos cosas:
- Si aceptas o rechazas comercialmente la factura, y en qué fecha.
- Cuándo la has pagado completa, con la fecha efectiva del pago.
Opcionalmente también puedes informar de una aceptación o un rechazo parcial, de un pago parcial con su importe y de que has cedido la factura a un tercero para cobrarla, identificando a quién. Informar de estos no cambia cómo se calcula el plazo de pago.
Y ahora lo que duele, el plazo: tienes cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales, desde que se produce cada estado.
Piénsalo en una empresa normal. Cada vez que pagas una factura, alguien tiene cuatro días para que el sistema comunique la fecha de pago. Se descuentan fines de semana y festivos nacionales, pero no los autonómicos ni los locales. No vale cuando cuadres el banco a fin de mes, ni cuando lo vea la gestoría en el trimestre. Cuatro días.
Si eres autónomo, o una comunidad de bienes u otra entidad en atribución de rentas, hay un respiro. La disposición transitoria tercera del real decreto te da doce meses más para esta parte si tu volumen de operaciones no pasó de ocho millones: informar de los estados será voluntario hasta el 6 de octubre de 2029. Emitir en formato electrónico, en cambio, te toca igual en octubre de 2028. Las sociedades no entran en esa prórroga.
Tampoco es un trámite de adorno. La AEAT dará acceso a los datos sobre plazos de pago al Ministerio de Economía, Comercio y Empresa y al Ministerio de Industria y Turismo, y el plazo de pago de cada factura se medirá según el artículo 4 de la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad. Vamos, que el sistema sirve, entre otras cosas, para saber si pagas tarde a tus proveedores, con nombre y fecha.
Donde suele fallar casi nunca es en lo técnico. Lo habitual es que quien recibe la factura y quien sabe qué día salió el dinero sean personas distintas, y ese traspaso es justo lo que se va a romper.
Plataforma privada, solución pública o las dos
El sistema español combina las plataformas privadas de intercambio que cumplan el reglamento con la solución pública de facturación electrónica, que gestiona la AEAT y que además hace de repositorio. Puedes usar una, la otra o las dos.
Hay cuatro reglas que conviene tener claras desde ya:
- Si no haces nada, estás en la solución pública. El artículo 6.1 dice que, si no has acordado expresamente con tus proveedores recibir las facturas por una plataforma privada, se entiende que eliges la solución pública, sin tener que decirlo. Es una opción perfectamente válida. Lo que no tiene sentido es descubrirla en lugar de elegirla.
- Aunque emitas fuera de la solución pública, le mandas copia. El artículo 6.2 obliga a las plataformas y sistemas que no la usen a enviarle, en el mismo momento de la emisión, una copia electrónica fiel de cada factura en sintaxis UBL. Uses el proveedor que uses, Hacienda recibe copia de todo.
- Tienes que publicar tu punto de entrada. Si recibes facturas por una plataforma privada, debes indicar tu punto de entrada en todas tus comunicaciones con otras empresas y, si tienes web, también en ella. Si no lo publicas, tu punto de entrada es la solución pública.
- La solución pública es gratis. La AEAT preparará en su sede electrónica una aplicación o formulario gratuito para emitir, informar de los estados y consultar. La orden obliga a tenerla disponible al menos dos meses antes de que empiece a aplicarse la obligación, o sea, antes de agosto de 2027 para el primer grupo.
Si eres una pyme que emite pocas facturas, con la solución pública gratuita te bastará. Si facturas mucho o ya tienes un ERP, la conversación va de integrar, no de comprar un programa nuevo.
Qué haríamos ahora, sin gastar dinero todavía
- Sitúate en el calendario. Mira tu volumen de operaciones del año natural anterior según el artículo 121 de la Ley del IVA. Por encima de ocho millones te toca el 6 de octubre de 2027; por debajo, el 6 de octubre de 2028. Es lo único que decide tu fecha.
- Hazle dos preguntas por escrito a tu proveedor de software. ¿En cuál de las cuatro sintaxis va a emitir? ¿Y cómo va a comunicar los estados de factura dentro de esos cuatro días naturales, sin contar fines de semana ni festivos nacionales? Si la segunda respuesta es vaga, ahí tienes tu riesgo.
- Elige tu punto de entrada en vez de heredarlo por defecto.
- Averigua quién sabe la fecha de pago. Si ese dato vive en la cabeza de una persona o en un extracto que alguien revisa cada tres semanas, el problema no es el software.
Si estás en el grupo de más de ocho millones, te queda menos de un año y conviene empezar las pruebas con tu proveedor este invierno. Si estás en el otro, no hace falta comprar nada todavía. Hace falta saber si tu sistema actual da la talla.
Dónde encajamos nosotros
En Dynasty DX no somos asesores fiscales y no te vamos a decir cómo tributar. Lo nuestro es la parte técnica: conectar el sistema que ya usas con el que tendrá que emitir y recibir en formato estructurado, y montar el flujo que comunica los estados sin depender de que alguien se acuerde.
Si quieres que revisemos cómo está montado tu circuito de facturación, cuéntanoslo. También puedes ver cómo trabajamos los proyectos de aplicaciones web e integraciones.
Lo que haríamos esta semana
Abre tu última declaración de IVA y mira el volumen de operaciones del año anterior. Con ese número sabrás si tu fecha es octubre de 2027 u octubre de 2028.
Después, manda un correo a tu proveedor de facturación con las dos preguntas del punto 2. Lo que te conteste ahora, con margen por delante, te sale mucho más barato que lo que te conteste con la fecha encima.
Este artículo es informativo y no sustituye al asesoramiento fiscal o jurídico. Se publicó el 4 de agosto de 2026 y se actualizó el 14 de octubre de 2026, tras la publicación de la Orden HAC/1028/2026. Las fechas, plazos y artículos citados se comprobaron ese día con el BOE y la sede electrónica de la Agencia Tributaria; vuelve a confirmarlos antes de tomar decisiones.
Fuentes
- BOE — Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, por el que se desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales (BOE núm. 79, de 31 de marzo de 2026)
- Agencia Tributaria — Facturación electrónica obligatoria, nota de la sede electrónica
- BOE — Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, por la que se regula la solución pública de facturación electrónica (BOE núm. 247, de 5 de octubre de 2026)
- Agencia Tributaria — Solución Pública de Facturación Electrónica (SPFE), nota de la sede electrónica de 7 de octubre de 2026
- BOE — Ley 3/2004, de 29 de diciembre, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales
- BOE — Real Decreto 1619/2012, Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación